Onnistuneen työpaikkaohjauksen yksi edellytys on säännöllinen yhteydenpito oppilaitoksen ja työpaikan edustajan välillä. Tapoja yhteydenpitoon on monia ja tärkeää on sopia yhdessä osapuolille sopivin tapa viestimiseen. Yhteydenpidossa pyritään työelämälähtöisyyteen ja käyttämään välineitä tai sovelluksia, jotka soveltuvat työpaikalle tai ovat kyseisellä alalla jo käytössä.
Yhteydenpitotapoja jouduttiin kehittämään koronapandemian vaikutuksesta. Moni työpaikka pyrki välttämään ylimääräisiä kontakteja ja joutuisivat jopa määräämään vierailukieltoja. Etäyhteydenpitoa hyödynnettiin monessa työpaikassa. Mikä olisi etäyhteydenpidon käytettävyys työpaikkaohjauksessa?
Pikaviestintävälineet ovat monessa oppilaitoksessa ja työpaikalla käytössä arjen viestimisen helpottamiseksi. Useat koulutuksenjärjestäjät käyttävät sisäiseen viestimiseen Teamsia tai Wilmaa. Wilma ei mahdollista viestimistä oppilaitoksen ulkopuolelle. Huomioitavaa on, että useat maksuttomat ja laajalti käytössä olevat viestintäkanavat eivät ole koulutuksen käytettävissä tietosuojariskin vuoksi. Tällaisena voi mainita laajasti käytössä olevan Whatsapp-sovelluksen.
Teams on työelämässä tullut tutuksi, muttei ole vielä täysin vakiinnuttanut paikkaansa ohjaamisen välineenä työpaikoilla, joihin työllistyy paljon ammatillisen toisen asteen opiskelijoita. Näin ollen työpaikkaohjaajat eivät välttämättä ole tutustuneet Teamsin käyttöön.
Teamsia yhteydenpitokanavana voi luoda myös uuden ja vaivattoman yhteydenpidon mahdollisuuden työpaikkaohjaajan kanssa. Oppilaitoksen edustajan on tärkeää antaa tarvittaessa ohjeistusta Teamsin käytössä, jotta siitä tulee sekä työpaikkaohjaajalle että opiskelijalle tuttua, sujuvaa ja helposti saavutettavaa. Parhaimmillaan Teams mahdollistaa nopean yhteydenpidon, neuvon kysymisen ja kuulumisten vaihdon. Lue lisää ammatillisen koulutuksen järjestäjien digitalisaatio-osaamisen kasvattamisesta Digiosaava.fi .
Vinkkejä:
- Digitaalisia yhteydenpitoväyliä kaivataan, vaikka konkreettiselle tapaamiselle on selvästi vankka paikkansa. Vaikka uusien sovellusten käyttöönottoon suhtauduttaisiin myönteisesti, pohdintaa aiheuttaa käyttöönoton harjoitteluun tarvittava aika.
- Yhteydenpidossa on tärkeä pyrkiä työelämälähtöisyyteen. Yhteiset käytännöt myös viestimisen ja ohjauksen suhteen tulisi sopia ennalta selvyyden vuoksi ja yhteisen näkemyksen synnyttämiseksi. Käytetään välineitä ja sovelluksia, jotka soveltuvat tietylle työpaikalle tai alalle.
- Kaikille opiskelijoille ja työpaikkaohjaajille kaikissa tilanteissa digivälitteinen ohjaus ei kuitenkaan toimi. Digitaalisuus on hyvä renki, mutta huono isäntä. Toisilla aloilla soitto toimii edelleen parhaiten ja alakohtaiset käytänteet onkin hyvä huomioida.
- Aina digitaalisuus ei korvaa käyntiä, esimerkiksi uusien työpaikkojen kohdalla. Erityisen tuen opiskelijan kohdalla erilaisissa ohjaustilanteissa toimiminen voi avautua paremmin, kun hän näkee oppilaitoksen edustajan toimivan opiskelijan kanssa. Esimerkiksi neuropsykiatristen häiriöiden opiskelijoiden, kuten autismin kirjon, käyttäytymisen häiriöiden tai aistiyliherkkyyksien ollessa kyseessä esimerkiksi ohjaaja voi neuvoa työpaikkaohjaajaa miten tilanteessa jatketaan. Myös esimerkiksi haastavissa tilanteissa yhdessä asioiden sanoittaminen paikan päällä voi olla erittäin tärkeää opiskelun jatkumisen kannalta.
- Videovälitteinen ohjaus tulisi olla samassa arvossa, kuin livekohtaamisiin perustuva ohjaus. Molemmat ovat yhtäläisiä tapoja toteuttaa ohjausta.Työpaikoilla koetaan vielä tällä hetkellä, että oppilaitoksen edustajan jalkautuva ohjaus on toimivin ja toivotuin tapa toteuttaa työpaikkaohjausta. Syitä tähän ovat esimerkiksi työpaikkaohjaajien ajan puute, puutteelliset digitaidot- ja välineet ja johdon tahtotila. Jos Teams ei ole vakiintunut työpaikalla viestintävälineenä, sitä on vaikea ottaa käyttöön.
- Kokemuksen mukaan työpaikkaohjauksen tueksi kehitetyt käytänteet on mietittävä arjessa todella helposti saavutettavaksi, jotta niitä ei koeta raskaiksi.